SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN PERKANTORAN
Latar belakang
Informasi merupakan obyek atau data apapun yang bisa digunakan oleh pengguna informasi untuk mencapai tujuan tertentu
sesuai dengan yang diinginkan. Informasi diperoleh dari
sumber-sumber informasi yang terdapat dimana saja kita jumpai. Dalam segala aspek kehidupan manusia selalu tidak bisa terpisah dari
informasi,baik informasi yang sifatnya individual maupun informasi yang
berisifat umum atau general. Dalam kenyataanya manusia selalu
membutuhkan informasi untuk melakukan aktifitas apupun dan dimanapun,informasi
yang dibutuhkan bisa berupa lisan maupun tulisan bahkan Visual dan audio
visual. Dari waktu ke waktu informasi
mengalami perkembangan yang sangat cepat seiring dengan
perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan berkembangya teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan
perkembangan Sumber Daya Manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
Hal ini sangat mendukung segala aktifitas manusia
dalam berbagi bidang, satu diantaranya dalam bidang
Perkantoran. Suatu Perkantoran dimanapun
selalu membutuhkan akan informasi-informasi penting yang digunakan
dalam suatu aktifitas mencapai tujuan. Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa digunakan
oleh pelaku atau personel yang beraktifitas didalam kantor tersebut. Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang
harus disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima informasi, maka perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebut, yang biasa disebut sebagai Sistem
Informasi Manajemen Perkantoran. Sistem tersebut bejalan dan
berkembang didalam perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual sangat
penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas perkantoran. Seperti
halnya pada Kegiatan Penataan Bangunan dan Lingkungan Bidang Cipta Karya Dinas
Pekerjaan Umum Propinsi Nusa Tenggara Barat. Pelaporan atas kemajuan kegiatan
baik data fisik pekerjaan maupun penyerapan keuangan sangat membutuhkan Sistem
Informasi yang Cepat, Akurat, dan Transparan.
Tujuan
Tujuan utama adanya Sistem Informasi Manajemen Perkantoran adalah untuk
membatu memudahkan pengguna informasi dalam memperoleh informasi yang berguna
sebagai acuan atau sebagai dasar melaukan aktifitas mencapai tujuan organisai
atau dalam hal ini adalah organisasi perkantoran. Selain dari pada itu
informasi merupakan nilai wawasan yang tidak terbatas, semakin luas dan akurat subuah informasi, maka akan mendasari perkembangan sumber daya manusia dalam meningkatakan
nilai-nilai pengelolaan informasi perkantoran. Sistem Informasi Manajemen Perkantoran tidak hanya berfokus pada sistem
informasi internal perkantoran itu sendiri,namun bisa juga berhubungan dengan
sistem informasi yang ada diluar (external) perkantoran dalam mengikuti
perkembangan teknologi informasi.
Pengguna
Dalam Sistem informasi manajemen
perkantoran, yang menggunakan sistem tersebut
bisa kita sebut sebagai pengguna sistem, diantaranya adalah pengelola Sistem, sumber informasi atau pemberi
informasi dan pemakai atau pemerima informasi. Dalam Perkantoran pengelola Sistem biasa di dilakukan oleh personil
Technology Information (TI), sedangakan sumber atau pemberi
informasi dilakukan oleh siapa saja yang beraktifitas didalam perkantoran
tersebut, begitu juga untuk penerima
informasi. Batasan-batasan atau garis
wewenang pengguna Sistem informasi manajemen perkantoran, tidak bisa diuraikan secara mendetil kerena pengaturanya disesuaikan dengan
tugas dan tanggungjawab pengguna sistem tersebut, dalam hal ini ditentukan oleh manajemen dari organisasi perkantoran
tersebut.
Pengembangan
Dalam era saat ini perkembangan teknologi informasi external (diluar
lingkungan perkantoran) harus selau diikuti oleh perkembangan teknologi yang
ada atau yang sedang dikembangkan didalam internal perkantoran. Perkembangan dalam teknologi informasi sangat berperan penting dalam
mendukung pengembangan Sistem informasi manajemen perkantoran, dalam pengembanganya melibatkan beberapa faktor yaitu, pelaku Sistem dan media / sarana pendukung yang memadai untuk mampu
memenuhi kebutuhan infrastruktur didalam sistem yang akan dikembangkan. Misalnya menggunakan Hardware dan Software yang tepat guna untuk mencapai
tujuan dari pada Sistem tersebut dikembangkan.
Media
Suatu Sistem informasi manajemen perkantoran didalamnya terdapat beberapa
elemen diantaranya adalah obyek informasi, media informasi. Informasi ada bemacam-macam
jenisnya, diantaranya adalah Audio , Visual, Audio Visual dan sebagainya. Dari jenis Informasi yang bermacam-macam, maka media yang digunakan pun juga bermacam-macam sesuai dengan jenisnya. Dalam perkantoran misalnya ,Computer, Telepon ,Fax ,Email,Blog, Website dan
sebagainya. Media-media tersebut bersifat
general, didalam Sistem informasi
manajemen perkantoran mempunyai sistem khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan
aktifitas perkantoran. Sistem yang digunakan misalnya
mengunakan media jaringan komputer yang mempunyai Database ynag digunakan untuk
pemrograman informasi yang akan di akses didalam sistem tersebut.
Iplementasi
Sistem Informasi Manajemen meliputi
semua kegiatan yang berhubungan dengan Informasi dalam berbagai macam
lingkungan atau kegiatan yang salah satunya di perkantoran. Dalam sebuah Kantor
maupun Perkantoran informasi merupakan faktor yang sangat penting. Hal ini
terjadi karena seluruh aktifitas perkantoran selalu membutuhkan sebuah
informasi, baik dalam interen perkantoran maupun antar perusahaan atau
perkantoran. Selain dari informasi itu sendiri. Sistem informasi manajemen
perkantoran tentu implementasinya di perkantoran, baik yang bersifat formal
maupun non formal, sebagai contoh gambaran umunya adalah diimplementasikan kantor
perbankan, kantor perusahaan swasta maupun perintah, kantor pendidikan, kantor-kantor
dinas pemerintahan dan lain sebagainya.
Pencapaian Tujuan
Tingkat
keberhasilan suatu Sistem informasi manajemen perkantoran adalah sistem
tersebut mampu memenuhi kebutuhan pengelolaan informasi suatu organisasi
perkantoran didalam aktifitasnya untuk mencapai tujuan sesuai dengan yang
direncanakan.
