TUGAS SIM

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERKANTORAN

Latar belakang

Informasi merupakan obyek atau data apapun yang bisa digunakan oleh pengguna informasi untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan yang diinginkan. Informasi diperoleh dari sumber-sumber informasi yang terdapat dimana saja kita jumpai. Dalam segala aspek kehidupan manusia selalu tidak bisa terpisah dari informasi,baik informasi yang sifatnya individual maupun informasi yang berisifat umum atau general. Dalam kenyataanya manusia selalu membutuhkan informasi untuk melakukan aktifitas apupun dan dimanapun,informasi yang dibutuhkan bisa berupa lisan maupun tulisan bahkan Visual dan audio visual. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembangan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan berkembangya teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber Daya Manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.

Hal ini sangat mendukung segala aktifitas manusia dalam berbagi bidang, satu diantaranya dalam bidang Perkantoran. Suatu Perkantoran dimanapun selalu membutuhkan akan informasi-informasi penting yang digunakan dalam suatu aktifitas mencapai tujuan. Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktifitas didalam kantor tersebut. Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima informasi, maka perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebut, yang biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Perkantoran. Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual sangat penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas perkantoran. Seperti halnya pada Kegiatan Penataan Bangunan dan Lingkungan Bidang Cipta Karya Dinas Pekerjaan Umum Propinsi Nusa Tenggara Barat. Pelaporan atas kemajuan kegiatan baik data fisik pekerjaan maupun penyerapan keuangan sangat membutuhkan Sistem Informasi yang Cepat, Akurat, dan Transparan.

Tujuan  

Tujuan utama adanya Sistem Informasi Manajemen Perkantoran adalah untuk membatu memudahkan pengguna informasi dalam memperoleh informasi yang berguna sebagai acuan atau sebagai dasar melaukan aktifitas mencapai tujuan organisai atau dalam hal ini adalah organisasi perkantoran. Selain dari pada itu informasi merupakan nilai wawasan yang tidak terbatas, semakin luas dan akurat subuah informasi, maka akan mendasari perkembangan sumber daya manusia dalam meningkatakan nilai-nilai pengelolaan informasi perkantoran. Sistem Informasi Manajemen Perkantoran tidak hanya berfokus pada sistem informasi internal perkantoran itu sendiri,namun bisa juga berhubungan dengan sistem informasi yang ada diluar (external) perkantoran dalam mengikuti perkembangan teknologi informasi.

Pengguna

Dalam Sistem informasi manajemen perkantoran, yang menggunakan sistem tersebut bisa kita sebut sebagai pengguna sistem, diantaranya adalah pengelola Sistem, sumber informasi atau pemberi informasi dan pemakai atau pemerima informasi. Dalam Perkantoran pengelola Sistem biasa di dilakukan oleh personil Technology Information (TI), sedangakan sumber atau pemberi informasi dilakukan oleh siapa saja yang beraktifitas didalam perkantoran tersebut, begitu juga untuk penerima informasi. Batasan-batasan atau garis wewenang pengguna Sistem informasi manajemen perkantoran, tidak bisa diuraikan secara mendetil kerena pengaturanya disesuaikan dengan tugas dan tanggungjawab pengguna sistem tersebut, dalam hal ini ditentukan oleh manajemen dari organisasi perkantoran tersebut.

Pengembangan

Dalam era saat ini perkembangan teknologi informasi external (diluar lingkungan perkantoran) harus selau diikuti oleh perkembangan teknologi yang ada atau yang sedang dikembangkan didalam internal perkantoran. Perkembangan dalam teknologi informasi sangat berperan penting dalam mendukung pengembangan Sistem informasi manajemen perkantoran, dalam pengembanganya melibatkan beberapa faktor yaitu, pelaku Sistem dan media / sarana pendukung yang memadai untuk mampu memenuhi kebutuhan infrastruktur didalam sistem yang akan dikembangkan. Misalnya menggunakan Hardware dan Software yang tepat guna untuk mencapai tujuan dari pada Sistem tersebut dikembangkan.

Media

Suatu Sistem informasi manajemen perkantoran didalamnya terdapat beberapa elemen diantaranya adalah obyek informasi, media informasi. Informasi ada bemacam-macam jenisnya, diantaranya adalah Audio , Visual, Audio Visual dan sebagainya. Dari jenis Informasi yang bermacam-macam, maka media yang digunakan pun juga bermacam-macam sesuai dengan jenisnya. Dalam perkantoran misalnya ,Computer, Telepon ,Fax ,Email,Blog, Website dan sebagainya. Media-media tersebut bersifat general, didalam Sistem informasi manajemen perkantoran mempunyai sistem khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan aktifitas perkantoran. Sistem yang digunakan misalnya mengunakan media jaringan komputer yang mempunyai Database ynag digunakan untuk pemrograman informasi yang akan di akses didalam sistem tersebut.

Iplementasi

Sistem Informasi Manajemen meliputi semua kegiatan yang berhubungan dengan Informasi dalam berbagai macam lingkungan atau kegiatan yang salah satunya di perkantoran. Dalam sebuah Kantor maupun Perkantoran informasi merupakan faktor yang sangat penting. Hal ini terjadi karena seluruh aktifitas perkantoran selalu membutuhkan sebuah informasi, baik dalam interen perkantoran maupun antar perusahaan atau perkantoran. Selain dari informasi itu sendiri. Sistem informasi manajemen perkantoran tentu implementasinya di perkantoran, baik yang bersifat formal maupun non formal, sebagai contoh gambaran umunya adalah diimplementasikan kantor perbankan, kantor perusahaan swasta maupun perintah, kantor pendidikan, kantor-kantor dinas pemerintahan dan lain sebagainya.

Pencapaian Tujuan

Tingkat keberhasilan suatu Sistem informasi manajemen perkantoran adalah sistem tersebut mampu memenuhi kebutuhan pengelolaan informasi suatu organisasi perkantoran didalam aktifitasnya untuk mencapai tujuan sesuai dengan yang direncanakan.